讓你脫穎而出的第二象限

記得電視節(jié)目人洪晃在她所主持的一期“大人在說話”的節(jié)目時，談到自己在管理員工時，通常會給他們一個較短的任務限期，因為她發(fā)現(xiàn)，“很多員工在一個星期完成的工作表現(xiàn)和三天之內幾乎是沒有什么區(qū)別的。”

這和時間管理學中對工作任務的“四象限”劃分不謀而合。

在時間管理學中，把行動分成了四種類型：重要且緊急、重要但不緊急、緊急但不重要和不緊急也不重要。可以通過數(shù)學里象限的方式表示出來。

重要且緊急一般都是指必須立刻或在近期內要做好的工作。不少像洪晃一樣的經(jīng)理人發(fā)現(xiàn)，在這樣情況下，時間管理幾乎不會出現(xiàn)什么樣的問題，員工通常都能夠把自己的工作處理好。原因很簡單，因為這些工作任務的緊急和重要性，它們比其他每一件事都優(yōu)先。如果拖延是造成緊急的因素，那么現(xiàn)在已經(jīng)不能再拖延了。

事實上，對職場人提出最大考驗的往往是第二象限的時間管理。他們在處理這個象限的事件時，并非那么明智，因此會帶來引起工作中的更大壓力，覺得時間無處籌措。如果能把這兩個象限的時間管理做好，無疑你就能夠像小章一樣，具有“超能力”，讓你在緊張的工作節(jié)奏中得到舒松，也更加容易以出色的工作表現(xiàn)吸引老板的目光。

我們不妨先來看看第二象限：重要但不緊急的事情。在我們的工作和生活中，很多事情都屬于這個類型，它們是重要的，但是可以現(xiàn)在或稍后再做，甚至可以一致拖延到最后的期限。然而第二個象限實際上是與第一象限卻是互通的，第二象限的擴大會使第一象限的事件減少。比如有一項工作任務，限期為一周。如果采用一味拖延的方式，直到工作限期將至，才開始緊張的工作，不僅加重了自己的負荷，更加大了工作錯誤發(fā)生的幾率，如果遇到突發(fā)事件，甚至會舉手無措。工作的效果打折扣，職場人的工作能力也會因此受到老板的懷疑。

事實上，在經(jīng)營自己的時間時，應當把大部分的精力放在這個看似不緊張的象限里，一種時間管理的理論是二八原則，就是說花費80%的時間處理第二象限的工作，20%的時間安排其它象限的工作。如果說，工作任務龐大復雜，小章所采用的“環(huán)節(jié)拆分”就是一種很實用的方法。把一項復雜的工作拆分為若干個環(huán)節(jié)，給每一個環(huán)節(jié)制定詳盡的工作時間，時刻關注環(huán)節(jié)的實際運作。這樣才能有助于在高壓的工作環(huán)境中，為自己贏取高分。

像管錢一樣經(jīng)營時間

也許有的人會說：“時間管理的道理我懂，可是往往是計劃不如變化快，工作過程中通常會遇到這樣那樣的干擾，時間就在左右不定之間逝去了。”

我們經(jīng)常說“一寸光陰一寸金”來形容時間的寶貴，然而實際生活中又似乎對時間的流逝毫不吝嗇。如果我們用對待金錢的態(tài)度來看待時間，像管錢一樣經(jīng)營時間，其效果就完全不一樣了。

在工作中，職場人經(jīng)常會遇到一些“緊急而不重要”的第三象限事件。它們表面上看起來是需要立刻采取行動的事情，但是如果客觀地來檢視，我們就會把它們列入次優(yōu)先級里面去。出現(xiàn)這種情況的主要有電話干擾，在這個時候，使用語音留言能夠在一定程度上解決這樣的問題。通過語音留言的功能，可以過濾不必要的來電，或是長話短說，若不是非常緊急的事，不妨禮貌告訴對方何時會回復，等到手頭的事情告一段落以后，再回復過去。學會拒絕也是避免出現(xiàn)這種情況的一種解決方法，有很多人會在口頭上答應幫助別人做一些事情，然而這會在很大程度上影響到自己的時間安排和工作進度。因此，當自己實在沒有精力和時間的情況下，應該學著堅定地說“不”，才能確保工作的效率和進度。此外，隨著網(wǎng)絡的發(fā)展，聊天軟件、娛樂郵件也成了時間管理的殺手。不少職場人會花費大量的時間在聊天、閱讀轉發(fā)娛樂郵件上面，對聊天和娛樂軟件大聲地說“不”，也能夠為職場人擠出不少有效的工作時間。

職場精英似乎有“超能力”，永遠走在時間的前面。原來，他們擁有時間管理的秘訣。出色的時間管理技巧，不僅提高你的工作效率，也會讓你受到老板的格外器重。

職場人巧打時間算盤

有人把上海比喻為是精英云集的“高壓所”，高速的經(jīng)濟發(fā)展使得身處在這個城市的職場人不由自主地感受到了很大的壓力。

“忙、忙、忙……”似乎每一個職場人在被問及最近的工作怎么樣的時候，都會情不自禁地說出這樣一句話。然而急匆匆的忙碌和無盡的加班加點，似乎并沒有幫助他們贏得老板的歡心。

“超能力”的秘訣

“我每天都很忙，經(jīng)常是案頭上的工作沒有處理好，又有新的工作任務接踵而至，最糟糕的是忙中永遠要出錯，還要花費不少時間處理前面工作的遺漏。”在一家外企工作的侯文，兢兢業(yè)業(yè)地工作，卻很少讓自己的老板滿意。

然而讓侯文不解的是，同事小章似乎擁有異于常人的超能力，他總能在下班前完成紛雜的工作任務，永遠也不會忘記自己要辦的事情，即使接到臨時布置的任務，小章也總能在短時間內把緊急事項迅速搞定。

小章真的是具有“超能力”嗎？略帶靦腆的小章對同事的疑問搖搖頭，“如果說，我真的有‘超能力’的話，那就是曾經(jīng)參加過的一次時間管理的培訓，改變了我的行為準則，讓我學會了如何最有效率地利用自己的時間，在盡可能短的時間里面完成盡量多的工作任務。”

筆記本里的時間管理學

時間管理有這么大的魅力嗎？小章告訴記者，很多人都有將一天的工作安排列清單的習慣，但是他的做法卻有些與眾不同。“許多人只習慣列出一天的工作安排，但是我通常都會在周五下班之前，把下一周需要安排的工作內容先做出一個簡單的規(guī)劃。這樣很容易對較長時間內的工作安排有一個直觀的認識，可以在大致上確定工作的節(jié)奏。”

當然了，工作天天有，“每周一的工作例會上，老板通常會布置一些新的任務，或是對工作安排做出一些調整，我都會隨時地記到自己筆記本上去。”

把工作安排記錄在筆記本上，對于許多辦公室一族來說并不算什么新鮮事。但是小章卻在這一點上頗費心思，“我們公司的上班時間是九點，而我通常會提前一刻鐘到辦公室。我用這段時間重新梳理一下自己的工作日記。”

和別人的工作任務清單不一樣，小章習慣在工作列表中使用彩色的水筆做出標記，用紅色表示重要的事情，用黃色表示緊急的事情，綠色則用來表示需要完成的事情。“在工作中，我慢慢地發(fā)現(xiàn)，會出現(xiàn)‘忙不完的’情況通常是用綠色標記的這些事情。”

小章是負責公司的廣告方案策劃的，“比如我做一項方案策劃，并不一定要在緊急的時間內交出來，但是其中卻可能會涉及到多個環(huán)節(jié)。如果在工作安排中，只把這一項當作‘要完成的事情’來做，就可能會影響到整體的工作節(jié)奏，到了deadline之前往往忙得焦頭爛額，錯誤百出。”因此，小章經(jīng)常會把一些復雜的工作事項拆分成幾個環(huán)節(jié)，把各個環(huán)節(jié)的安排加入到自己的整個工作周期中，把綠色事項逐層升級到黃色、綠色階段，對他提高工作效率起到了很大的幫助。

小章的工作日記還加入了一個“時間里程表”。除了每天需要完成的工作清單外，他還對完成工作的時間進行了詳細的標注。“我并不是簡單地按照下午一點完成某某工作來標注，我習慣把一項工作任務分成三份，到幾點完成工作的三分之一，到幾點完成工作的三分之二，以及什么時候完成最后的工作。”這樣的細化，更利于小章進行計劃與實際工作進度的比照，從很大程度上避免了工作低效、拖拉的問題。

這些筆記本里看似平常的小細節(jié)，其實就是小章永遠走在時間前面，獲取“超能力”的秘訣，善于時間管理是他在同事中脫穎而出的一件法寶。